Entrevista de trabajo en administración y contabilidad: el examen de media hora, resuelto

Qué se mide en un puesto administrativo

La entrevista de administración y contabilidad se parece menos a una conversación y más a una revisión de método. Tras una charla de quince o veinte minutos, es frecuente que te sienten delante de un ordenador con tres bloques de ejercicios. Antes de resolverlos, esta tabla resume qué se comprueba en cada uno.

Bloque 1. Una hoja de cálculo, resuelta

Imagina que te entregan esta hoja, con datos ficticios: en la columna A el nombre del comercial, en la B el mes, en la C el importe vendido. Las preguntas típicas y sus soluciones son estas.

Hay cuatro errores que se repiten y que sí o sí se miran:

1. Usar el último argumento de BUSCARV en VERDADERO (o dejarlo vacío) cuando se quiere coincidencia exacta; por eso la solución usa FALSO.
2. Escribir cifras dentro de la fórmula en lugar de referenciar celdas; si el dato cambia, la fórmula miente.
3. No fijar rangos con $ al copiar una fórmula hacia abajo.
4. Dar el resultado sin comprobarlo: una suma por categorías debe coincidir con el total general. Si no coincide, hay un error en los criterios.

Bloque 2. Tres asientos con IVA, resueltos

La contabilidad básica suele reducirse a tres operaciones: comprar, vender y cobrar o pagar. Este ejercicio es ficticio y utiliza las cuentas del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007): 600 Compras de mercaderías, 472 Hacienda Pública IVA soportado, 400 Proveedores, 430 Clientes, 700 Ventas de mercaderías, 477 Hacienda Pública IVA repercutido y 572 Bancos.

Enunciado. Una empresa compra mercaderías por 1.000 € más IVA al 21 %, a pagar en 30 días. Después vende mercaderías por 2.500 € más IVA al 21 %, a cobrar más adelante. Por último, paga la factura del proveedor desde el banco.

Y la pregunta que casi siempre acompaña al ejercicio: «¿cuánto IVA habría que ingresar?». Se compensa el repercutido con el soportado: 525 − 210 = 315 € a ingresar por estas dos operaciones. Si el soportado fuera mayor, saldría a compensar o devolver.

Cómo se comprueba que el asiento está bien

• Cuadra: el total del debe es igual al total del haber (1.000 + 210 = 1.210; 3.025 = 2.500 + 525).
• La base más el IVA da el total de la factura.
• Cada cuenta está en su lado: el IVA soportado se carga (es un derecho) y el repercutido se abona (es una deuda con Hacienda).
• Los saldos finales tienen sentido: el proveedor queda a cero tras el pago.

Si la prueba pide plantillas de nómina, amortizaciones o cierre, lo más probable es que el puesto sea de contabilidad y no de administración general; pregunta por el nivel de responsabilidad contable que tendrías.

Bloque 3. Una factura con errores

Otro ejercicio habitual consiste en revisar una factura y decir qué falta. El artículo 6.1 del Reglamento de obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera el contenido: a) número y, en su caso, serie, correlativa dentro de cada serie; b) fecha de expedición; c) nombre y apellidos o razón social del obligado a expedir y del destinatario; d) NIF; e) domicilio; f) descripción de las operaciones con los datos para determinar la base imponible; g) tipo o tipos impositivos aplicados; h) cuota tributaria repercutida, consignada por separado.

Una factura ficticia para revisar:

La reacción esperada de quien se presenta a un puesto administrativo no es «la rechazo» sino «la devuelvo al emisor pidiendo la rectificación, y mientras tanto no la contabilizo». Y la respuesta a «¿cuánto tiempo guardas la factura?»: los empresarios conservan los libros y justificantes durante seis años desde el último asiento (artículo 30 del Código de Comercio), salvo que otra norma disponga otra cosa.

Bloque 4. Una conciliación bancaria, resuelta

La conciliación es una de las pruebas favoritas en puestos con tareas de tesorería. Se trata de explicar por qué el saldo del banco y el saldo contable no coinciden y dejarlos iguales. Datos ficticios:

Al comparar línea a línea el extracto con el libro mayor aparecen dos partidas sin contabilizar:

Lo que se valora es el método: partir de la diferencia, buscar las partidas que la explican, comprobar que la suma cuadra y documentar el ajuste. Si en una prueba real no consigues explicar el total, la respuesta correcta es dejar constancia de lo que queda sin explicar, no forzar un apunte para que cuadre.

Bloque 5. Un correo y una agenda para priorizar

Muchas pruebas administrativas terminan con un ejercicio de escritura y organización. Un enunciado típico: «Tu responsable está de viaje. Llega un correo de un proveedor reclamando un pago vencido hace diez días y, a la vez, hay que preparar una reunión de mañana y archivar documentación. Escribe la respuesta al proveedor y ordena tus tareas».

Qué tiene de bueno esa respuesta: no inventa un pago que no puede asegurar, fija un plazo concreto que sí puede cumplir y ofrece ayuda para localizar la causa. Y para la agenda:

1. Primero lo que tiene fecha externa y consecuencias: la consulta del proveedor, que se resuelve en una hora.
2. Después lo que tiene fecha de mañana: la reunión (material impreso, sala, convocatoria).
3. Por último, lo que puede esperar: el archivo, con un hueco fijado al final de la tarde.

Otras pruebas de ofimática que aparecen

• Procesador de textos: dar formato a un documento con títulos, numeración y tabla de contenido; combinar correspondencia con una lista de datos.
• Mecanografía: una cifra orientativa de pulsaciones por minuto con pocos errores; conviene entrenarla sin mirar el teclado.
• Correo y agenda: convocar una reunión con varias personas, adjuntar documentación y poner a alguien en copia.
• Archivo digital: nombrar carpetas y archivos con un criterio coherente (fecha, cliente, tipo de documento) para que otra persona los encuentre.

Si dominas programas concretos (contables, de facturación, de gestión de clientes), dilo con el nivel real: «uso diario», «uso ocasional» o «curso». Es mejor una lista corta y creíble que quince nombres con cursos de una tarde.

Cuatro puestos que se anuncian como «administrativo»

El mismo título esconde trabajos distintos, y la prueba cambia con cada uno. Esta tabla ayuda a adivinar, por la oferta, qué te van a pedir.

Si la oferta no aclara cuál de los cuatro es, pregúntalo en la primera llamada: «¿Qué porcentaje de las tareas es facturación, contabilidad y atención?». Una buena respuesta es concreta; una evasiva suele indicar que el puesto cambiará después de la contratación.

Qué decir si tu contabilidad es básica

Es mejor decirlo de frente que fingir. Una fórmula que funciona: «Domino asientos de compras y ventas con IVA y conciliaciones sencillas; no he hecho cierres de ejercicio. Aprendo rápido con un procedimiento escrito y me comprometo a consultar antes de contabilizar algo que no conozco». Muestra tres cosas valiosas para el puesto: conoces tu límite, tienes método y no inventas.

Preguntas de actitud y respuestas modelo

• «Cuéntame una vez que encontraste un error de otro compañero. ¿Cómo lo trataste?»
• «Tienes tres tareas urgentes y las tres son para hoy. ¿Qué haces?»
• «¿Cómo organizas tu archivo, digital o en papel?»
• «¿Qué haces con documentos que contienen datos personales?»
• «¿Qué sabes de contabilidad y qué no?»

Los ejemplos siguientes son inventados.

Títulos y certificados que puedes citar con su nombre oficial

Cítalos con el nombre completo y el año. Los programas concretos (por ejemplo, un software contable) se mencionan aparte, con el nivel real de uso. Quien selecciona sabe distinguir «lo he usado en el curso» de «lo he usado a diario durante dos años».

Jornada, teletrabajo y datos personales

En administración es frecuente la jornada partida o intensiva, y en algunos puestos el trabajo híbrido. Conviene preguntar tres cosas:

• Jornada y descansos. El Estatuto fija doce horas mínimas entre jornadas y una pausa de quince minutos en jornada continuada de más de seis horas (artículo 34).
• Teletrabajo. Si se ofrece, la Ley 10/2021 exige un acuerdo por escrito, voluntario para ambas partes, con inventario de medios y compensación de gastos.
• Qué datos personales se manejarán. En administración se trata información de clientes, nóminas o proveedores. Pregunta por la política de confidencialidad y por la formación en protección de datos que se da al incorporarse.

Sobre la documentación que piden al seleccionar, la guía de la AEPD sobre relaciones laborales señala que la empresa no puede obtener el informe de vida laboral directamente de la Seguridad Social y que, si lo pide a la persona candidata, solo debería necesitar lo relevante para comprobar la experiencia que figura en el currículum. Si te piden el documento completo para un puesto concreto, es razonable preguntar para qué.

Señales de alerta en ofertas administrativas

• La oferta se titula «administrativo/a» y la descripción habla de captar clientes o de objetivos de venta.
• Piden que adelantes dinero, pagues material o uses tu cuenta bancaria para «gestiones».
• La tarea consiste en reenviar paquetes o mover dinero para terceros: es una señal clásica de fraude.
• Piden una copia del DNI y datos bancarios antes de conocer a nadie ni a la empresa.
• La entrevista se hace solo por mensajería, sin voz ni vídeo, desde cuentas sin identificación clara.
• El sueldo es muy superior al de ofertas parecidas, sin explicar por qué.

Cómo prepararte en una tarde

1. Rehaz en una hoja nueva los seis cálculos de la tabla del bloque 1, sin mirar la solución.
2. Escribe los tres asientos a mano y comprueba que cuadran; luego cambia las cifras y repítelos.
3. Revisa una factura real (anonimizada) con la lista de la a) a la h).
4. Prepara dos historias: un error que detectaste y una tarea en la que organizaste prioridades.
5. Ten a mano la formación con su nombre oficial y tus preguntas sobre jornada, teletrabajo y datos.

Si no hay respuesta en el plazo previsto, después de la entrevista detalla cuándo escribir y qué decir. Para el perfil técnico complementario, véase también la entrevista en informática.