Qué es un ATS, qué sabemos de verdad y cómo escribir un currículum que lean personas y programas

ATS son las siglas en inglés de applicant tracking system: un programa con el que una empresa recibe, ordena y revisa candidaturas. Lo que dicen las fuentes oficiales que hemos revisado se resume en tres ideas: algunos procesos de selección usan programas que rastrean palabras clave; esos programas pueden no leer gráficos, cuadros ni tablas; y la normativa de protección de datos limita las decisiones tomadas únicamente por una máquina. Nada de eso permite asegurar que un formato concreto «pasa el filtro»; nadie puede prometerlo, porque cada empresa configura su proceso de manera distinta y no lo hace público. Esta guía ordena lo documentado y propone un currículum escrito para que lo lean bien personas y programas (fuentes consultadas el 29-10-2026).

Lo que sí está documentado

El SEPE. En su ficha de recomendaciones indica que cada vez son más habituales los procesos automáticos de selección mediante un programa informático que rastrea las palabras clave, y aconseja usar las mismas que aparecen en el texto del anuncio, porque «el motor de búsqueda las retendrá». En el apartado para España añade una advertencia sobre los currículums «con diseño»: si se registran en bases de datos de empresas que usan el sistema de criba por palabras, la candidatura perdería visibilidad porque esos sistemas no leen gráficos, cuadros, tablas, etc. Sugiere reservar esos diseños para el envío por correo o por mensaje privado.

Harvard. La guía del servicio de carreras de Harvard College aconseja escribir pensando en lectores que escanean con rapidez, entre ellos las personas y los sistemas de seguimiento de candidatos, y recomienda comprobar que el diseño se conserva al guardar en PDF. Es una guía estadounidense, pero su criterio práctico (claridad, orden y coherencia) sirve igual en España.

La AEPD. La guía de la Agencia Española de Protección de Datos sobre relaciones laborales trata las decisiones automatizadas en la selección de personal. Recoge que el RGPD prohíbe, con carácter general, las decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, cuando produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a la persona (el ejemplo que da es ser descartado de un proceso de selección), con excepciones que se interpretan de forma restrictiva.

Qué dice exactamente la AEPD sobre la criba automática

La parte más práctica de la guía de la AEPD, resumida con nuestras palabras y sin que sea asesoramiento jurídico:

Aspecto	Qué recoge la guía
Regla general	No se deben tomar decisiones basadas solo en tratamiento automatizado cuando afecten significativamente a la persona.
Excepción	Pueden hacerse cuando sean necesarias para celebrar o ejecutar un contrato, y esa necesidad se interpreta restrictivamente.
Ejemplo admitido	En procesos con muchos candidatos, una primera criba que excluya a quienes incumplen una condición o requisito esencial, como no tener la titulación exigida.
Discriminación	No es admisible que las decisiones basadas en algoritmos produzcan discriminación; si el resultado vulnera derechos fundamentales, el diseño debe modificarse.
Intervención humana	El procedimiento debe contemplar una intervención humana si la persona afectada la solicita, una vía para expresar su opinión y, en su caso, impugnar la decisión, y una explicación de la decisión tomada.

De ahí sale una conclusión útil para quien busca empleo: un requisito esencial que no cumples (una titulación, un permiso) puede dejarte fuera de una primera criba, y eso la guía lo considera admisible. En cambio, los demás motivos no deberían depender solo de un programa sin que una persona pueda revisar el resultado si lo pides. Si crees que se ha vulnerado algún derecho, la AEPD es la fuente adecuada para informarte.

Qué cuenta como intervención humana de verdad

La guía no se queda en decir que debe haber una persona. Añade condiciones para que esa intervención no sea de adorno, y conviene conocerlas porque son las que permiten distinguir una revisión real de un trámite.

• La supervisión debe ser significativa, no un gesto simbólico, según la guía.
• La persona que revisa debe estar autorizada y ser competente para modificar la decisión.
• Debe tener en cuenta todos los datos pertinentes, no solo la nota o el resultado que dio el programa.
• La persona afectada puede expresar su opinión y, en su caso, impugnar la decisión.
• Tiene derecho a recibir una explicación de la decisión tomada tras esa evaluación.
• En el diseño del algoritmo debe hacerse una evaluación de impacto, que la guía vincula al artículo 35.3 del RGPD.

La guía recoge otros derechos del candidato que no tienen que ver con los programas pero sí con el proceso. Si te hacen pruebas psicotécnicas o psicológicas, el tratamiento de esos datos exige tu consentimiento, y tienes derecho a acceder a tus resultados y a conocer los criterios de selección utilizados, aunque no a los resultados de las demás personas. Y las respuestas que das en una entrevista no equivalen a un consentimiento para tratar cualquier dato: los datos deducidos, como las creencias religiosas o la afiliación sindical o política, no pueden tratarse sin una base jurídica.

Lo que nadie puede prometer

En internet circulan afirmaciones sobre los ATS que no hemos encontrado respaldadas en ninguna de las fuentes oficiales que revisamos. Las dejamos aquí para que sepas reconocerlas:

• Cifras de rechazo: frases como «el X % de los currículums lo descarta un robot». En las fuentes oficiales consultadas no aparece ninguna cifra de ese tipo, y por eso no la repetimos.
• «Plantilla compatible con todos los ATS»: no existe una norma pública de compatibilidad. Cada empresa usa un programa y lo configura a su manera.
• «Puntuación de tu currículum»: algunas herramientas comerciales dan una nota. No hay garantía de que una empresa concreta use los mismos criterios, y esa puntuación no equivale a una decisión de contratación.
• Trucos de texto oculto (palabras en blanco o con letra mínima): engañan a quien lee el documento cuando se descubren, y ninguna guía oficial los propone.
• «Con este formato te llamarán»: el resultado de una candidatura depende de muchos factores, entre ellos el número de candidaturas, el momento y el perfil de la empresa.

Lo que sí puedes hacer es reducir los riesgos evitables: que el texto sea legible por una máquina, que los datos estén donde se esperan y que las palabras del anuncio aparezcan cuando son ciertas.

Preguntas para quien te promete resultados

Si un servicio de pago o una herramienta gratuita te asegura que mejorará tus opciones, estas preguntas ayudan a valorar lo que ofrece. Es criterio editorial nuestro, no una norma:

Un currículum legible por personas y por programas

Estas pautas combinan lo documentado (SEPE, Harvard) con precauciones razonables; las que no tienen respaldo oficial las marcamos como tales.

1. Texto, no imagen. Un currículum escaneado o exportado como imagen no tiene texto que leer. Exporta a PDF desde el procesador de textos para que el texto siga siendo seleccionable (la guía de PDF o Word explica cómo).
2. Sin tablas ni gráficos para lo importante (SEPE). Fechas, cargos y empresas deben estar en párrafos o listas simples. Evita las barras de nivel y los iconos como único modo de expresar algo.
3. Una columna. Los diseños a dos columnas son más difíciles de leer como secuencia de texto. Es una precaución nuestra, no una norma publicada. Las plantillas de una columna de esta web siguen ese criterio, pero ninguna garantiza nada.
4. Títulos de sección corrientes: «Experiencia profesional», «Formación», «Idiomas». Evita nombres creativos.
5. Fechas coherentes en toda la página. La guía de fechas y ortografía explica una forma de unificarlas.
6. Datos de contacto en el cuerpo del documento, no solo en un encabezado o pie de página. Es una precaución propia: no conocemos una norma pública, pero así evitas que un lector automático los pierda.
7. Palabras del anuncio, solo si son ciertas, y en una frase con contexto (SEPE). Cómo hacerlo con orden está en la guía de adaptar el currículum a cada oferta.
8. Nombre de archivo claro (nombre, apellido y puesto), sin caracteres raros.
9. Peso razonable. El SEPE aconseja que el correo con todos los adjuntos no supere 1 MB.

Elementos del currículum y su riesgo

No todos los elementos de diseño son igual de problemáticos. Esta tabla separa lo que dice el SEPE de lo que es precaución nuestra, para que sepas cuánto peso darle a cada cosa.

Elemento	Riesgo	Respaldo	Alternativa
Tabla de fechas y cargos	El sistema podría no leerla	SEPE: no se leen cuadros ni tablas	Una línea por puesto: cargo, empresa, fechas
Barras o estrellas de nivel	No transmiten texto	SEPE: no se leen gráficos	Escribir el nivel con palabras o con el MCER
Iconos en vez de etiquetas	Símbolos sin significado al copiar	Precaución nuestra	Etiquetas de texto: «Teléfono», «Correo»
Contacto solo en el encabezado	Podría quedar fuera del texto principal	Precaución nuestra	Repetir el contacto en el cuerpo del documento
Dos columnas	Orden de lectura ambiguo	Precaución nuestra	Una columna con secciones sucesivas
Foto con datos dentro	El texto de la imagen no se copia ni se busca	Criterio de la guía de la foto	Datos siempre en texto
Nombre de sección creativo	Puede no coincidir con lo que se espera	Precaución nuestra	«Experiencia profesional», «Formación»

Palabras clave: del anuncio a la viñeta

El SEPE aconseja usar las mismas palabras que aparecen en el anuncio. La regla tiene un límite que el propio documento marca: hay que ser objetivo, ni demasiado modesto ni excesivamente «vendedor». Un ejemplo ficticio de cómo se trasladan las palabras del anuncio a un currículum sin inventar nada:

El anuncio dice	Una forma honesta de reflejarlo	Lo que no conviene
«Facturación a clientes y proveedores»	«Registro de facturas de proveedores en la hoja de cálculo de la empresa»	Escribir «facturación» si solo has archivado facturas
«Atención telefónica»	«Atención de llamadas de clientes en horario de mañana»	Añadir «gestión de reclamaciones» sin haberlas gestionado
«Manejo de Excel»	«Uso diario de Excel para el registro de pedidos»	Poner «Excel avanzado» sin poder explicar qué haces con él
«Prevención de riesgos laborales»	«Curso de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)»	Poner solo «PRL» sin explicar la sigla

La última fila se apoya en otra recomendación del SEPE: evitar las siglas salvo que sean de uso habitual o se explique su significado. Si dudas, escribe el nombre completo con la sigla entre paréntesis, de modo que el documento sea comprensible para una persona y contenga las dos formas para un lector automático.

Tres currículums con problemas distintos

Los tres casos son ficticios y sirven para entender el razonamiento, no para copiarlo.

Prueba casera de cinco minutos

No sustituye a ninguna herramienta profesional, pero detecta los problemas más habituales:

1. Abre tu PDF y selecciona todo el texto (Ctrl+A), cópialo y pégalo en el Bloc de notas.
2. Comprueba si el orden es el que esperabas: nombre, contacto, perfil, experiencia, formación.
3. Busca símbolos raros donde había iconos o viñetas decorativas, y datos que han saltado de línea.
4. Si algo importante aparece fuera de lugar, simplifica ese bloque: pasa la tabla a lista, quita el icono, mueve el texto fuera del cuadro.
5. Repite hasta que el texto pegado sea una versión razonable de tu currículum.

Esta prueba no dice qué hará un programa concreto, pero sí si tu documento deja algo atrapado en un cuadro o en una imagen.

El ejemplo es ilustrativo: a la izquierda, el cargo y las fechas se han mezclado y los puntos de nivel han dejado símbolos sin sentido; a la derecha, cada dato está en su línea.

Cuando el portal te pide copiar tus datos a mano

Muchos portales de empleo piden subir el archivo y, además, rellenar campos con tu experiencia y tu formación. Conviene que los campos y el archivo digan lo mismo, porque no sabes cuál de los dos va a consultar primero cada empresa.

• Copia desde tu versión adaptada, no desde el currículum maestro, para que los términos coincidan con los del anuncio.
• Respeta los formatos que pida el campo (por ejemplo, mes y año por separado) y mantén las fechas iguales a las del archivo.
• No dejes campos vacíos si dispones del dato. Un campo en blanco no ayuda a que tu candidatura se encuentre cuando alguien busca por ese dato.
• Si el portal recorta el texto, prioriza lo esencial en las primeras líneas de cada campo.

Si el formulario te parece excesivo para el puesto, recuerda que la guía de la AEPD pide que solo se soliciten datos relevantes para el desempeño del puesto. Puedes escribir a la empresa para preguntar por qué se necesita un dato concreto, con el mismo tono neutro que se propone en la guía de edad y estado civil.

Qué sí controlas y qué no

Controlas el contenido (que sea verdadero, claro y adaptado), la forma (texto, sin tablas ni imágenes donde importa) y el momento de envío. No controlas cómo está configurado el programa de cada empresa, cuántas candidaturas recibe ni qué criterios aplica una persona concreta al revisar. Aceptar esa frontera ahorra tiempo: lo razonable es dedicar el esfuerzo a lo primero y no a adivinar lo segundo. Si una empresa te descarta sin explicación, no significa necesariamente que haya sido un fallo del formato: puede haberse cubierto el puesto o ser un requisito esencial. Preguntar por el motivo está permitido, y la respuesta (o su ausencia) te ayuda a decidir si merece la pena insistir.

Mini-glosario del proceso

Término	Qué significa
ATS	Sistema para recibir, ordenar y revisar candidaturas
Criba	Primera selección de candidaturas, manual o automática
Palabra clave	Término del anuncio (puesto, herramienta, titulación) que un programa o una persona busca
Requisito esencial	Condición sin la cual no se puede acceder al puesto (por ejemplo, una titulación obligatoria)
Intervención humana	Revisión de una decisión automática por una persona con capacidad de modificarla (AEPD)

Repaso

• El currículum es texto seleccionable y se lee igual de arriba abajo.
• Lo importante no está en tablas, gráficos ni imágenes.
• Los títulos de sección son los habituales.
• Las palabras del anuncio que has usado describen algo cierto.
• No dependes de ninguna promesa de «compatibilidad total».